มีโอกาสได้เป็นประธานโครงการงานวิชาการ เป็นครั้งที่ 2 เลยอยากมาแชร์ประสบการณ์ พร้อมอธิบาย process การทำงานภายใน รวมทั้งปัญหาและข้อผิดพลาดต่างๆ กว่าจะได้มาเป็นโครงการ IT#29 Starter Pack ครับ

IT Starter Pack

เป็นโครงการปรับพื้นฐาน สำหรับนักศึกษาใหม่ ที่กำลังจะเข้าศึกษาที่ สาขาเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยพระจอมเกล้าธนบุรี (IT@SIT, KMUTT) จัดทำโดยรุ่นพี่นักศึกษา IT (ขอเรียกย่อนะครับ) น้องๆ จะ ได้เรียนเนื้อหาพื้นฐานเกี่ยวกับรายวิชาหลักๆ ที่จะได้เรียนในปี 1 (Computer programming, Web technology, Database management) และแนะนำเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับสาขา IT (เลยชื่อ Starter Pack) นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสให้น้องๆ ได้รู้จักเพื่อนๆ และพี่ๆ ก่อนเปิดเทอม บางคนก็สนิทกับเพื่อนหรือพี่จากตรงนี้เลยก็มี (IT เลยไม่มีรับน้อง เพราะอันนี้เจ๋งกว่าเยอะ 😌)

ปีนี้จัดเป็นครั้งที่ 4 จุดเริ่มต้นมาจากปีนั้นเจอโควิด แล้วพี่ๆ อยากจัดโครงการสักอย่างให้น้องๆ freshy ได้เข้าร่วม เลยเกิดเป็นโครงการนี้ขึ้นมา โดยของ IT26 และ IT27 (รุ่นผม) เป็น online เพิ่งจะได้เริ่มจัดเป็น on-site ตอนปีก่อน ทำให้รูปแบบหลายๆ อย่างยังไม่คงที่ ปีนี้เลยต้องเตรียมการเรื่องใหม่หลายๆ อย่าง เดี๋ยวมาต่อรายละเอียดใน topic ต่อๆ ไปนะครับ

IT#29 Starter Pack เอาคร่าวๆ เป็นโครงการที่จัดให้น้องๆ IT29 ที่เพิ่งเข้ามาใหม่ โดยความร่วมมือของพี่ๆ IT26, IT27 และ IT28 (เหมือนจะเยอะ แต่รับมาเป็น staff ปีละไม่กี่สิบคนครับ แค่คละหลายชั้นปี) จัดขึ้น ณ วันที่ 17 กรกฎาคม — 27 กรกฎาคม 2023 ปีนี้ มาในธีมแมวอวกาศ หรือที่คิดชื่อเจ๋งๆ ได้ทีหลังว่า Catstronaut ครับ ก็ประมาณนี้ ต่อไป เดี๋ยวผมจะเล่าพาย้อนไปตั้งแต่ตอน building everything from scratch ครับ

My own Avengers

เริ่มแรกมา ในตอนที่ยังไม่มีอะไรเลย นอกจากความทะเยอทะยานและกระตือรือร้นของผม ผมไปบอกประธานรุ่นว่า “มึง ไองาน Starter Pack กูเป็นประธานได้ปะ” “เอ้อ เอาดิ อยากทำใช่ปะ”

1. ใช่ครับ ของ่ายๆ งี้เลย เพราะคราวก่อนตอนผมเป็นประธานโครงการ ประธานรุ่นก็เป็นเลขา รู้สเต็ปกันอยู่แล้ว เลยคุยกันง่าย
2. ผมไม่ใช่ประธานรุ่น หลายคนเข้าใจผิด เพราะเห็นผมเป็นประธานโครงการ

ต่อมา ผมได้เรียนรู้จากโครงการก่อน ว่า HR เป็นรากฐานสำคัญของทุกองค์กร ถ้าไม่มีทีมนี้ จะรับ Staff ทีมอื่นๆ และเริ่มงานไม่ได้ หากมองผิวเผิน ทีมนี้อาจจะดูแทบไม่ส่งผลกับงานภาพรวม ดูเป็นแค่งาน “จัดการรายชื่อ” แต่พอมาทำเองแล้ว งาน “จัดการรายชื่อ” นี่แหละครับ สำคัญที่สุด

ด้วยเหตุนี้ ผมเลยต้องหา HR ก่อน เริ่มจาก leader ซึ่งมีในใจอยู่แล้ว หากอ้างอิงจากที่เคยทำงานด้วยกันโครงการก่อน คนคนนี้ผมไว้ใจได้ และโชคดีที่เป็นเพื่อนกลุ่มเดียวกัน เลยค่อนข้างไปได้สวย ต่อมาคือ หาลูกทีม จากการคำนวณสเกลงาน ผมอยากได้ HR 5–6 คน ส่วนวิธีการ คือถามหาเพื่อนในกลุ่ม ถ้าไม่มีก็ให้เพื่อนในกลุ่มไปถามเพื่อนอีกกลุ่มอีกต่อนึง ทราบครับว่าไม่ถูกใจทุกคน ประธานดีๆ ที่ไหน จะเอาตำแหน่งให้พรรคให้พวก ให้คนใกล้ตัวตัวเองก่อน คืองี้

1. HR เป็นตำแหน่งที่ผมต้องทำงานด้วยบ่อยมากๆ ผมต้องการคนที่คุยด้วยง่าย สื่อสารด้วยง่าย ทั้งกับผมและระหว่างกันในทีม
2. จากที่สังเกตทุกงาน คนอยากสมัคร HR เยอะ ซึ่งถ้าให้เปิดรับสมัครเป็นเรื่องเป็นราว จะต้องเสียเวลาเปิดรับ ต้องมานั่งคัดอีก ซึ่งตอนนั้น มีผมกับ HR leader อยู่ 2 คน มันจะเสียแรงและเวลาโดยใช่เหตุ ผมต้องการจัดการตรงนี้ให้ไว และไปโฟกัสที่การวางแผนอื่นๆ ให้มากที่สุด
3. คนที่เอามา ถ้าทำไม่เป็น leader ผมฝึกให้ได้ ไม่ใช้ปัญหา

ไม่รู้ว่าเหตุผลจะฟังขึ้นรึเปล่า เพราะผมก็ทราบว่ามีคนที่อยากทำ หรือคนมีความสามารถที่อยากได้โอกาสอยู่ไม่น้อย อันนี้ขอโทษด้วยนะครับ คราวหน้าถ้าผมมีวิธีจัดการที่ดีกว่านี้ หวังว่าเราจะได้ร่วมงานกัน

เมื่อได้ HR ครบทีมแล้ว ต่อมาต้องหา Core team หรือทีมที่จะเป็น leader ในแต่ละฝ่าย เช่น HR, MC, Speaker, Art & Design etc. วิธีหาเหมือนตอน HR คือไปทักถามส่วนตัว แต่เงื่อนไขในการหาจะต่างกันนิดหน่อย คือ

1. เป็นคนที่ผมไม่สามารถหาคนที่ทำงานในฝ่ายนั้น ๆ ได้ดีกว่าคนๆ นี้
2. สามารถนำทีม และสอนงานได้ แม้ลูกทีมจะมีพื้นฐานเพียงเล็กน้อย
3. อยากทำ
4. จะเป็นเพื่อนผมมั้ย หรือไม่รู้จักกันเลย ผมไม่สนใจ ขอแค่มี 3 ข้อด้านบน ผมยินดีที่จะได้รู้จักคุณ

หลังจากรวม core team จนได้ Avengers ของผมเอง ต่อมาคือเริ่มรับ staff ครับ

รับสต๊าบ

ถึงเวลาหาทีมงานหลัก ตอนนั้นไม่มีอะไรเลยนอกจาก core team และ HR การรับ staff จึงเป็นหน้าที่ของ HR และผม โดย HR จะร่างฟอร์มรับสมัคร และช่วยกันคิดคำถามสำหรับคัดเลือก โดยโจทย์คือ

ผมไม่อยากได้คนเก่ง ผมอยากได้คนอยากทำ อยากได้คนที่อยากหาประสบการณ์

คำถามสำหรับคัดเลือก จึงไม่เป็นคำถามเชิงลึก แบบว่า ถ้าสมัคร Media แล้วถามว่า scene แบบนี้ต้องเซตกล้องยังไง หรือสมัคร Art แล้วถามว่าอยากได้ภาพอารมณ์แบบนี้ต้องใช้โทนสีอะไร แต่จะเป็นคำถามเชิงวัดทัศนคติ ถามเกี่ยวกับการแก้ปัญหา และการทำงานร่วมกับผู้อื่น เพราะถ้าไม่เก่งยังฝึกได้ครับ แต่ถ้าทำงานกับคนอื่นไม่ได้ อันนี้ดูแลยาก 😓

ส่วนหน้าที่ผม คือประกาศหา และชี้แจงรายละเอียดครับ ตอนนั้นก็ประกาศลง line กลุ่มรุ่น IT27 กับ IT28 เลยนี่แหละ tag @all ให้ด้วย ช่วงนั้นคนในกลุ่มน่าจะมีหงุดหงิดบ้างล่ะ 😂

โดยการรับ staff จะแบ่งเป็นสองรอบ รอบแรกเอาตำแหน่งที่แนวโน้มคนสมัครน้อยขึ้นมาก่อน คือ MC, Speaker, Art & Design

ส่วนใบปิดประกาศก็ตามรูปเลยครับ ความไม่มีฝ่าย Art อะนะ

รอบสองจะรับตำแหน่งอื่นๆ ได้แก่ Copyreader, Media, Technical, PR แต่ด้วยความที่ Speaker คนสมัครรอบแรกยอดไม่ถึง เลยต้องเปิดเพิ่มในรอบนี้ด้วย

เริ่มเตรียม

ในการเตรียมงาน แรกสุดเลย ต้องวางเวลาจัดโครงการที่แน่นอนก่อน เพราะจะได้รู้ว่าเราจะมีเวลาเตรียมกี่วัน และจะส่งผลต่อการวางแผนอื่นๆ ด้วย

ตามปกติ โครงการ IT Starter Pack จะจัดช่วงก่อนเปิดเทอม 1–2 สัปดาห์ ปีนี้จะเป็นช่วง 24 กรกฎาคม — 4 สิงหาคม แต่ดันไปตรงกับวันหยุดรัวๆ ทำให้สัปดาห์ที่สองเหลือเวลาอยู่ 2 วัน ซึ่งผมก็ไม่อยากรบกวนวันหยุด ทำให้ต้องขยับขึ้นมาเป็นช่วง 17–27 กรกฎาคม ทำให้มันจัดไวกว่าปีก่อนๆ มาก

แล้วทำไมผมถึงอยากจัด 2 สัปดาห์ ทั้งๆ ที่แค่ 1 สัปดาห์ก็ได้ เมื่อตอนปีก่อน ที่จัด IT#28 Starter Pack ผมก็ได้ไปเป็น staff แล้วมันมี accident ทำให้มีเวลาจัดแค่ 1 สัปดาห์ก่อนเปิดเทอม แล้วผมรู้สึกได้เลยว่าน้อง ๆ ได้เรียนไม่เต็มที่ เพราะแต่ละวิชา ได้สอนแค่ 2 คาบ ซึ่งมันไม่เพียงพอ ถึงแม้ว่าจะเป็นเนื้อหาปูพื้นฐาน

เรื่องเวลา วางแผนไว้ว่าจะให้คาบละ 3 ชั่วโมง เวลาพักกลางวัน 2 ชั่วโมง พอเอามาประกอบกัน คือเรียนเช้า 1 คาบ พัก แล้วก็เรียนบ่ายอีกคาบ ก็ได้เป็น 9 โมง ถึง 5 โมงเย็นพอดี ถือว่าโอเคเลย

เราได้วันเวลาที่จัดแล้ว ต่อมาคือสถานที่ ต้องเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับกิจกรรม และต้องจุคนได้เพียงพอ ทั้งผู้เข้าร่วมและ staff ห้องที่ใช้เรียน ไม่ใช่โจทย์ยาก เพราะสามารถใช้ห้องที่ใช้เรียนปกติ คือ อาคาร LX ชั้น 10–11 ได้ การขอจองก็สะดวก เพราะสามารถติดต่อกับพี่เจ้าหน้าที่ของคณะ ที่คอยดูแลเรื่องเอกสารของโครงการอยู่แล้วให้จองให้ได้เลย

แต่สำหรับพิธีเปิด เราต้องเลือกสถานที่ที่เน้นจุคนได้เยอะ เพราะจำนวนผู้เข้าร่วมที่ประมาณการณ์ไว้คือ 130 คน ไม่รวม staff และต้องมีพื้นที่ทำกิจกรรมสันทนาการได้

โดยเป้าหมายแรกคือ ห้อง V-Space ที่ อาคาร LX ชั้น 14–15 เพราะที่เคยไปทำกิจกรรม รู้สึกว่าเป็นห้องโถงใหญ่ สามารถทำกิจกรรมได้ แต่ พอมานึกดีๆ แล้ว ขนาด และ design ของห้อง อาจไม่พอกับจำนวน 130 คน

ไอเดียต่อมาคือ Auditorium Hall อาคาร LX ชั้น 3 โดยหน้าตาห้องจะเป็น stadium มีเก้าอี้เรียงแถวขึ้นไปเป็นขั้นบันได ค่อนข้างอลังการและจุคนได้เพียงพอ (150 คน) ติดอย่างเดียว คือมีให้แค่เก้าอี้ เราต้องจัดหาและ setup เครื่องเสียง โปรเจคเตอร์ และกล้องเอง แต่ยังดีที่ทีม Infrastructure ของคณะมีให้ยืมครบ

ได้วันเวลา และสถานที่เรียบร้อย ต่อมาคือวางรายละเอียดยิบย่อย ผมจะวางแผนโดยนึกภาพว่า ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมจะเป็นอย่างไร จะได้เจออะไรบ้าง แล้วเขียนมาเป็นฉากๆ แบบละเอียด ละเอียดแบบว่า วันนี้ต้องทำอะไร ทำแล้วต้องเดินไปไหนต่อ หรือจะได้รับอะไรบ้าง ไม่ใช่แค่ตอนวันจัดงาน แต่ต้องตั้งแต่ตอนเห็นประกาศรับสมัครเลย เสร็จแล้วค่อยไล่ย้อนกลับมา ว่าถ้าจะให้ผู้เข้าร่วมได้ประสบการณ์แบบนี้ เราต้องทำอะไรบ้าง

ตัวอย่างของที่ร่างไว้ เช่น เป็นกิจกรรม on-site, ติดต่อกันผ่าน discord และกลุ่ม Facebook, โพสต์ที่เป็น public ต่างๆ จะลงใน Instagram, จะมาต้องมาพิธีเปิด ที่ อาคาร LX ชั้น 3 วันที่นี้เวลานี้ แล้วค่อยเอามาจัดระเบียบกัน ทั้งหมดทำใน Google Docs เพราะนึกได้ก็จดๆ ไว้เหมือนที่ชอบทำใน Notepad (ทำใน Miro หรือ board สักตัวเถอะ สะดวกกว่าเยอะ)

ถัดมา จะเป็นออกแบบการเรียนการสอน โดยจะแบ่งเป็น Programming 6 คาบ, Web technology และ Database มีอย่างละ 3 คาบ ทำไมถึงเน้นโปรแกรมมิ่ง? ตอนแรกแผนผมก็จะแบ่งวิชาละ 4 คาบครับ แต่น้องปี 2 (IT28) feedback มาว่า Web technology กับ Database เรียนจริงตอนเปิดเทอม ไม่ค่อยติดปัญหา ส่วนใหญ่จะไม่ได้ที่ Programming ผมเลยปรับสัดส่วนให้ Programming ได้ชั่วโมงเยอะสุด เพื่อให้มีเวลาสอนให้ละเอียดมากขึ้น

ตอนนี้โครงการเราเริ่มเห็นภาพชัดขึ้นแล้ว มีองค์ประกอบหลัก คือ วันเวลา สถานที่ รายละเอียดกิจกรรม และแผนการสอน

ต่อมาคือการแจกจ่ายงานให้ฝ่ายต่างๆ ได้จัดเตรียม เช่น ฝ่าย Art จะดูแลเรื่องธีม มาสคอต งาน artwork ต่างๆ, ฝ่าย speaker จะออกแบบเนื้อหาการสอน และจัดเตรียมสื่อการสอน, ฝ่ายบรรณาธิการ จะคอยพิสูจน์อักษร และจัดรูปแบบงานเอกสาร จากฝ่าย speaker และฝ่ายประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

จะเห็นได้ว่า process หลังบ้าน ดุเดือดใช่ย่อย กว่าจะออกมาเป็นงานที่ดีได้ ต้องขอบคุณ staff ทุกคนที่ตั้งใจทำหน้าที่ของตนเป็นอย่างดีครับ

นอกจากวางแผน และออกแบบทิศทางของโครงการ ผมยังต้อง manage การทำงานร่วมกันระหว่างทีม staff อีกด้วย ถึงแม้จะมี core team เป็น leader ในแต่ละทีม คอยช่วยดูแลการทำงานภายใน ช่วยทำให้แบ่งเบาภาระได้เยอะ แต่บางงาน จะเป็นงานที่ฝ่ายหนึ่งทำ เพื่อให้อีกฝ่ายหนึ่งใช้ต่อ ทำให้ต้องมีการจัดการทั้งลำดับ ช่วงเวลา และลักษณะงาน จึงต้องมีคนที่เข้าใจการทำงานทั้งสองฝ่าย และวางแผนให้ win-win ทั้งคู่ ตรงนี้ค่อนข้างท้าทายสำหรับผมครับ

เว็บตารางเรียน

ไอเดียเริ่มแรก เกิดจากปัญหาว่าผู้สอนจะต้องเสียเวลาส่งสไลด์ให้ผู้เรียนทุกครั้ง ผมจึงคิดอยากทำเว็บสำหรับแก้ปัญหาตรงนี้ และได้นำไปใช้ในโครงการก่อนหน้า (https://hellofennec-learn.vercel.app/) ปรากฎว่าแก้ปัญหาได้จริง ต่อมาในคราวนี้ ผมได้พัฒนาต่อยอด มาเป็นเว็บตารางเรียน โดยเพิ่ม features เจ๋งแจ๋วเข้าไปให้น่าใช้ขึ้น ลองไปแวะชมได้ครับ เขียนด้วย React + typescript https://it29starterpack-schedule.vercel.app/

ตัวเว็บไม่ค่อยมีอะไรมาก มีแต่ไปหนักซะตรงเอาข้อมูลมาใส่ซะด้วยซ้ำ เลยทำเองคนเดียว จำวันไม่ได้ว่าทำนานแค่ไหน แต่ถ้าผมไม่ดอง อาทิตย์เดียวก็น่าจะเสร็จครับ

GitHub: https://github.com/Lostjerome/it29starterpack-schedule

สปอนเข้า

ตอนแรกวางแพลนไว้ว่าจะหา sponsor แต่ดูรูปการณ์แล้ว คิดว่าคงขอไม่ทัน เพราะต้องมีเรื่องเอกสาร เรื่องต้องติดต่อกับทางนู้นทางนี้ ทำให้ process มันกินเวลานาน เลยถอดใจไปก่อน แต่อันนี้คือ ต้องเรียกว่าดวงดี เพราะ อยู่ๆ ผมได้ sponsor ตอนกำลังเดินเข้ามอไปออกกำลังกาย (ไม่ใช่มุกเครื่องดื่มชูกำลัง)

วันนั้นประมาณ 4 โมงเย็น ผมกำลังเดินเข้ามอไปออกกำลังกาย แล้วเดินสวนกับลุงหนุ่ม ที่วันนั้นแกก็กำลังเดินออกไปทำธุระข้างนอกพอดี

เบรกเอี๊ยด แนะนำตัวละครกันก่อน ลุงหนุ่ม เป็นคุณลุงเจ้าของร้านขายเครื่องดื่ม และของทานเล่น ที่ค่อนข้างเป็นที่รู้จักในมอ ชื่อร้านเต็ม ๆ คือ ลุงหนุ่ม square เห็นแบบนี้ branding แกเจ๋งนะบอกให้ มีเอาชื่อคณะ ชื่อวิทยาเขตของ KMUTT มาตั้งเป็นชื่อเครื่องดื่มบ้างล่ะ อย่างไอทีก็บราวน์ชูก้ามิลค์ มีเล่นไอจีบ้างล่ะ แล้ว active บ่อยด้วย แล้วแกจำคนเก่งมาก อาจเป็นเพราะไปกินร้านแกบ่อย เพราะตึกที่ใช้เรียน (LX building) กับตึกคณะ IT อยู่ใกล้ร้านแก แต่วันนึงแกก็เจอคนเป็นร้อย ยังสงสัยเลยว่าจำได้ไง บางทีเจอกันแกก็ถามสารทุกข์สุกดิบ เลยเอาเป็นว่า ผมกับลุงหนุ่มพอสนิทกันประมาณนึง

กลับมา scene เดิม ผมเดินมาเจอลุงหนุ่ม ด้วยความที่ไม่เจอกันนานเนื่องด้วยปิดเทอม แกก็ถามสารทุกข์สุกดิบตามประสา แล้วแกก็ลากเข้าประเด็นว่า IT มีงานรับน้องหรือปรับพื้นฐานอะไรงี้ไหม ผมก็บอกไปว่ามี ก็ยืนคุยกันว่าจะจัดอะไรยังไง เสี้ยววินาทีนั้น ได้ไอเดียว่าจะขอสปอนเซอร์ร้านลุงแก เพราะตอนแรกที่ยังไม่ถอดใจ ก็มีไอเดียนี้อยู่ แต่ตอนกำลังจะอ้าปากพูด .. “เดี๋ยวลุงขอเป็นสปอนเซอร์ได้ไหม” ฮั่นแนะ โดนแกขอตัดหน้าซะด้วย ใจตรงกันขนาดนี้ มีหรือจะปฎิเสธ

ดีที่แกไม่เอาพวกเอกสารอะไรเป็นทางการ มีแค่ไปเขียนรายละเอียดให้แก เป็นลายลักษณ์อักษร แล้วก็ตกลงสัญญาใจกันว่า ลุงจะให้อันนี้เรา เราจะทำอะไรให้ลุงบ้าง สรุปดีลคือ เดี๋ยวลุงจะให้เป็นคูปองลดราคามา ส่วนก็มีหน้าที่โปรโมทร้านลุงให้น้องๆ ในโครงการ ตอนนั้นยอมรับว่าแอบล่กนิดหน่อย เพราะได้ sponsor มาตอนก่อนโครงการเริ่มจัดประมาณ 1 สัปดาห์ ทำให้หลายอย่างค่อนข้างฉุกระหุก แต่ก็ผ่านไปได้ด้วยดี

ตอนนี้เราได้ sponsor มาแล้ว งานต่อมาก็คือ ทำยังไงให้ sponsor เราพอใจ? แน่นอนว่าการโปรโมทลงไอจีหรือประกาศออกไมค์มันเป็นเรื่องที่ต้องทำอยู่แล้ว แต่เราจะดูแลเขายังไง ให้เขารู้สึกว่า เด็ก IT มันเจ๋ง และดีลนี้มันคุ้มค่า เลยมานั่งคิดว่า ต้องหากิจกรรมอะไรสักอย่างมาช่วย boost ยอดให้ sponsor สักหน่อย แล้วตอนนี้เรามีคูปองส่วนลดร้านลุงหนุ่ม ทำยังไงถึงจะกระตุ้นให้น้องๆ เอาคูปองไปใช้ เพราะถ้าได้คูปอง แต่น้องไม่ใช้ มันก็เท่านั้น sponsor จะไม่ได้อะไรเลย

แล้วอะไรจะกระตุ้นได้ อ้อ เราต้องมีของแจก แล้วจู่ๆ ไอเดียนึงโผล่มากจากไหนไม่รู้ แต่น่าทำมาก คือ ถ่ายรูปกับเครื่องดื่มร้านลุงหนุ่ม แล้วลง story tag ไอจีโครงการ กับไอจีร้านลุงหนุ่ม แล้วก็มาลุ้นรับของรางวัลตอนท้ายโครงการ ทำมาก มีสิทธิ์ลุ้นมาก ฟีลเหมือนส่งเลขใต้ฝาเครื่องดื่มชาเขียวอะครับ ก็เลยคุยกับทีม PR ว่าเอาตามนี้เลย ส่วนของแจก ภายในไม่กี่วันนั้น ก็ออกแบบเสื้อ กระเป๋าผ้า แผ่นรองเมาส์ มาเตรียมสั่งทำเลย

ซ้อมใหญ่

วันที่ 14 กรกฎาคม (3 วันก่อนวันงาน) ผมนัดทีม staff ทุกคน มาซ้อมรันงานในสถานที่จริง เนื่องจากโครงการวันแรก มีกิจกรรมเยอะ คิวเวลาจึงค่อนข้างแน่น ทำให้ต้องวางสคริปต์ และเวลาแบบ เป๊ะ เป๊ะ เป๊ะ อีกทั้งวันจริง งานจะเริ่มเช้า ทำให้ไม่มีเวลาติดตั้งเครื่องเสียงและ setup กล้องต่างๆ จึงถือโอกาสใช้วันนี้ จัดการให้เรียบร้อย แล้ว set ทิ้งไว้เลย วันจริงมาถึงจึงแค่เปิดใช้ อีกเหตุผลคือ รุ่นพี่ที่เคยทำมาปีก่อนหน้า แนะนำว่าควรมีวันซ้อมรันงานด้วยครับ เพราะปีก่อน พี่เขามาแตกตอนวันจริง เพราะไม่ได้ซ้อมก่อน ส่วนตารางการซ้อม จะเป็น ช่วงเช้า ซ้อมพิธีเปิด ช่วงบ่าย ซ้อมการสอนในห้อง ของ speaker

ตอนซ้อมไม่ค่อยมีอะไรให้เล่าเยอะ เพราะ core team แต่ละทีมก็แยกไปคุมทีมของตัวเอง ส่วนผมก็ไปซัพพอร์ตหลายๆ ฝ่าย ตกเย็นวันนั้นก็นัดแนะรายละเอียดการเตรียมตัวตอนวันงานจริงอีกที แล้วก็แยกย้ายกัน

ลุย

ถึงเวลาวันจริง ก็รันโฟลวงานตามที่ซ้อม staff มาเตรียมตัว 8 โมงครึ่ง เตรียมอุปกรณ์และจัดโต๊ะลงทะเบียน ถึงเวลาก็รันงานตามที่ซ้อม ตรงนี้ราบรื่นดี ขอบคุณทีม staff ครับ

มีโมเม้นที่ผมต้องออกไปกล่าวเปิดพิธี ปกติแล้วเวลาผมต้องออกไปพูดในที่สาธารณะแบบนี้ ผมจะเตรียมแค่ topic คร่าวๆ ในหัว ตอนพูดก็ปล่อยไหลตามธรรมชาติ เพราะเมื่อก่อนจะเตรียมทุกคำพูด พอถึงเวลาจริงก็จะกลายเป็นไปยืนท่อง พอลืมก็หลุดเลย เลยเอาเป็นว่าด้นสดให้หมดเลย ไปถึงอยากพูดอะไรก็คิดตรงนั้น แต่เรื่องของเรื่องคือ คราวนี้ ผมไม่ได้คิดกระทั่ง topic นี่แหละ มัวแต่ยุ่งๆ ไปทำงานนั้นงานนี้ สรุปลืมเตรียม กลายเป็นสด 100% เลยที่นี้ ตอนไปพูดเลยเรียงลำดับเนื้อหาแปลกๆ หน่อย เน้นจบสวยไว้ก่อนตอนนั้น

วันแรก พิธีเปิดและ pre-exam ผ่านไปได้ด้วยดี ทีม staff คอย entertain น้องๆ อย่างดี ทำให้แม้ส่วนใหญ่น้องยังไม่รู้จักใคร ก็ไม่อึดอัด และการที่ผ่านวันนี้ไปได้ด้วยดี ก็ทำให้ผมสบายใจไปเปราะหนึ่ง เพราะวันนี้งานจะหนักกว่าวันอื่น หลังจากนี้ จะเป็นการเรียนการสอนเป็นส่วนใหญ่

วันอื่นๆ ที่ตามมา จะเป็นเรียนเนื้อหาเต็มวัน ตามแผนที่วางไว้ข้างต้น ส่วนนี้จะเป็นหน้าที่ staff ฝ่าย speaker คอยสอนน้องๆ เป็นหลัก รวมถึงมีซัพพอร์ตในด้านต่างๆ จากฝ่าย HR, MC, Media และ Technical & Welfare

ส่วนผมมีหน้าที่เดินไปเดินมา คอยเช็คน้องๆ ที่สงสัยเนื้อหาครับ 😛

Retrospective

ทุกวัน หลังเสร็จกิจกรรมในวันนั้นๆ ผมจะนัด staff ทุกคนให้มา retrospective หรือเรียกติดปากสั้นๆ ว่า retro เป็นการประชุมเพื่อคุยกันว่า วันนั้นๆ มีเรื่องไหนที่ดี เรื่องไหนที่ไม่ดี จะแก้ไข หรือป้องกันอย่างไรได้บ้าง เพื่อนำไปปรับใช้ในวันต่อไปได้ทันที

routine การประชุม จะเริ่มจากอ่าน feedback รายวันที่เก็บมาจากน้องๆ ผู้เข้าร่วม ด้วยกันก่อน (หากมี IT29 อ่านถึงตรงนี้ เราเขียนอะไรไว้ใน feedback พี่ๆ เขาอ่านหมดนะครับ 🤣) และให้แต่ละห้อง มาพูด good และ bad ของห้องตัวเองในวันนั้น และทุกคนจะมาช่วยกันคิดแก้ปัญหา หากมีใคร idea หรือมีเรื่องอื่นๆ ที่จะเสนอ ก็สามารถพูดได้ตรงนั้นเลย จากนั้นจะนัดแนะการปฏิบัติในวันถัดๆ ไปถ้าหากมีการเปลี่ยนแปลง สุดท้ายจะให้ทุกคนปรบมือให้ตัวเอง เพื่อยินดีกับงานที่ผ่านไปในวันนั้นๆ ไม่ว่าจะดีหรือแย่ อย่างน้อยก็ผ่านมาได้ เป็นการให้กำลังใจแบบนึงครับ

ไม่เด็ดขาด ลำบากเพื่อน

ในการเป็นผู้นำ ผมจะเตือนตัวเองอยู่ตลอด ว่าต้องตัดสินใจให้เด็ดขาด ชัดเจน ไม่ว่าจะเรื่องเล็กหรือใหญ่ เพราะทีมต้องการแนวทางที่ชัดเจน การตัดสินใจของผมจึงส่งผลกระทบเป็นวงกว้าง ความโลเลของผม อาจทำให้ทีมเสียทั้งแรงและเวลาไปเปล่าๆ ได้

นอกจากเด็ดขาด คำไหนคำนั้นแล้ว ผมต้องตัดสินใจให้เร็ว และแม่นยำ หากขาดอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็จะมีคนเดือดร้อนจากผลกระทบนี้เช่นกัน ผมเตือนตัวเอง และทำตามนี้มาโดยตลอด แต่บางทีก็ผิดพลาด และมีคนได้รับผลกระทบจริงๆ

ช่วงท้ายของโครงการ ไม่รู้ว่าเป็นเพราะเหนื่อยสะสม มีเรื่องให้คิดเยอะ หรือผมแค่ปล่อยจอยไปเอง แต่ผมรู้สึกได้ว่าตัวเองฟอร์มตกอย่างเห็นได้ชัด ผมคิด และวางอะไรไม่รอบคอบเท่าช่วงแรก บางทีก็ตัดสินใจปุบปับ โดยไม่คิดให้ดี หรือบางทีก็ bias เกินไปจนส่งผลต่อการตัดสินใจก็มี

เรื่องเหล่านี้ยังเป็นสิ่งที่ผมต้องปรับปรุง ถึงแม้ความผิดพลาดจะเป็นเรื่องปกติ แต่ผมก็ต้องอุดรูรั่วของตัวเองให้น้อยที่สุด เพราะเรื่องแบบนี้ จะไม่ได้มีแค่ผมคนเดียวที่เดือดร้อน

ดีกว่าที่คิด

หลังจากทุกอย่างผ่านพ้นไป ผมยอมรับจากใจ ว่าไม่ได้คาดหวังว่าโครงการจะออกมาดี และน่าประทับใจเกินความคาดหมายแบบนี้ ขอบคุณ staff ทุกคนที่ทำงานอย่างหนัก และพร้อมรับมือกับความทะเยอทะยานของผม ขอบคุณน้องๆ IT29 ที่ตั้งใจทำกิจกรรมต่างๆ ในโครงการ ขอบคุณอาจารย์ที่ปรึกษาโครงการ (พี่บาส 

Kittiphan Bas Puapholthep

) ที่คอยซัพพอร์ต และขอบคุณผู้เกี่ยวข้องทุกๆ คนที่ให้คำแนะนำ และความช่วยเหลือในด้านต่างๆ จนโครงการนี้ผ่านพ้นไปได้ด้วยดีครับ

สุดท้ายแล้ว ..

โครงการนี้ผ่านไปได้ด้วยดี ถึงแม้อุปสรรคระหว่างทางจะมีมาเรื่อยๆ จนต้องอาศัยการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (ด้นสด) อยู่บ่อยๆ แต่ภาพรวม ถือว่าดีเลยครับ

ผมเริ่มเตรียมตั้งแต่ต้นเดือนมิถุนายน รวมๆ แล้ว ตั้งแต่ต้นจนจบ ก็ 2 เดือนพอดี แต่สำหรับ staff กว่าจะได้เริ่มงาน ก็ต้นเดือนกรกฎาแล้ว (มันไปนานช่วงรับ staff ที่กินเวลาไป 2 สัปดาห์) เท่ากับว่าใช้เวลาช่วงเตรียมงานจริงๆ ประมาณ 20 วัน เวลาค่อนข้างน้อย งานเลยไฟลนนิดหน่อย ขอบคุณทุกคนที่สามารถทำงานที่ดีออกมาได้ครับ

สำหรับคนที่อ่านมาจนถึงตอนนี้ หวังว่าจะได้ insight ในการเตรียมโครงการแนวๆ นี้กลับไป ไม่มากก็น้อยนะครับ อันนี้ผมตัดรายละเอียดไปหลายอย่างเลย ทั้งเรื่องรายละเอียดการทำงานแต่ละฝ่าย งานเอกสารต่างๆ และในระหว่างช่วงเวลาจัดกิจกรรม ที่มีหลายๆ อย่างเกิดขึ้น แต่ผมลงรายละเอียดไม่ไหว บางอันก็ลืม กลัวเล่าแล้วไม่ตรง เลยเอาเป็นว่า ตรงนี้เน้นโฟกัสที่วิธีคิด และการวางแผนในการเตรียมการดีกว่า

เป็นประธานโครงการครั้งนี้ ให้ประสบการณ์ที่มีค่ากับผมมาก งานหน้าถ้ามีโอกาส ก็จะเป็นอีกครับ จัดมาดิ๊ WIP Camp 🏃‍♂️💨 💨